Povijesno gledano, izraz „uredski radnici“ bio je pojednostavljeni opis ne samo za mjesto gdje su ljudi radili, već i za vrstu posla koju su radili – utemeljenu na informacijama i, tijekom posljednja dva desetljeća, rad na računalima.

Posljednjih godina koncept rada u uredu ponovo se promijenio. Umjesto da su vezane uz jednu lokaciju, organizacije sve više dopuštaju zaposlenicima da rade bilo gdje, pod uvjetom da su i dalje produktivni.

Mnogi naši klijenti kreću se prema ovom hibridnom radnom modelu dugoročno, kombinirajući nekoliko vrsta radnog prostora: od središnjeg ili satelitskog poslovnog čvorišta, preko domova zaposlenika i dijeljenih radnih prostora, pa sve do vlakova ili čekaonica zračnih luka tijekom putovanja.

Kako hibridni rad postaje sve uobičajeniji, IT voditelji si umjesto pitanja na koji način omogućiti rad izvan ureda postavljaju pitanje kako ga optimizirati kako bi bio što je moguće produktivniji.

U nastavku istražujemo četiri često postavljana pitanja organizacija koje žele održati i ubrzati produktivnost u hibridnom radnom okruženju i objašnjavamo kako Canon može pomoći.

Uobičajeno je da tvrtke ovise o papirnatim dokumentima; to ne onemogućuje prelazak na hibridni model rada, ali može ga učiniti složenijim.

Prebacivanje na isključivo digitalni model nije nužno odmah, ali je ključno tijekom vremena optimizirati ovisnost o ispisivanju. Time svojim timovima nećete samo olakšati rad s drugih lokacija, nego ćete i smanjiti troškove – financijske i ekološke.

U tvrtki Canon naša je stručnost upravljanje složenim tijekovima poslovnog procesa za dokumente koji kombiniraju papirnate i digitalne procese i njihovo integriranje. Svjesni smo da je većina organizacija na putu ka digitalizaciji, a mi vam možemo pružiti podršku. Bez obzira na jedinstvenu ravnotežu u vašoj organizaciji, možemo pružiti prilagođenu podršku koja se prilagođava hibridnom modelu.

Iako još uvijek postoji potreba da određeni broj zaposlenika bude na središnjoj lokaciji u određeno vrijeme, nijedan zaposlenik ne smije biti ograničen zbog potrebe ispisivanja ili skeniranja.

U tvrtki Canon nudimo hardver dizajniran za svaku vrstu radnog prostora, uključujući stolne uređaje za rad kod kuće i snažne višefunkcijske uređaje izrađene za užurbane urede. Naši uređaji imaju ugrađenu mogućnost povezivanja koja timovima omogućuje pristup potrebnim dokumentima, čak i izvan ureda.

Na primjer, kod naše serije imageRUNNER ADVANCE DX C5800 dokumenti se mogu skenirati izravno u odredišta za pohranu u oblaku kao što su OneDrive i Dropbox ili u postojeće aplikacije za tijek poslovnog procesa. Mogu se i automatski pohraniti ili kategorizirati s pomoću softvera za strojno učenje, što timovima olakšava dijeljenje papirologije i nastavak rada na različitim lokacijama uz smanjenje ručnih pogrešaka.

Zahvaljujući kompatibilnosti s aplikacijama za mobilne uređaje kao što su Canon Print Business i uniFLOW Online Print & Scan, zaposlenici mogu čak slati dokumente na ispisivanje ili primati digitalizirane dokumente na mobilni uređaj dok su u pokretu, osiguravajući učinkovito obavljanje zadataka, bez obzira na to gdje se nalaze.

Svoj hardver udružujemo s opsežnim paketom softvera koji je dizajniran za besprijekoran rad s našim uređajima. Rješenja, kao što je Suradnja u radnom prostoru u oblaku – automatizacija procesa, pružaju savršeno upravljanje dokumentima i uslugu suradnje za hibridno poslovanje. To je platforma neovisna o lokaciji, utemeljena na oblaku koja zaposlenicima omogućuje da trenutno lociraju i obrađuju dokumente te im sigurno pristupaju, s bilo kojeg mjesta.

Najprije razmotrite koje će probleme donijeti prebacivanje tijekova poslovnog procesa izvan lokacije. Automatizacija procesa doista je koristan alat za preuzimanje ponavljajućih i strukturiranih zadataka te njihovo povećanje. Ako to stavite u kontekst hibridne radne snage, vaš bi fokus trebao biti na automatizaciji ponavljajućih zadataka kojima obično timovi osobno upravljaju.

Canon ima bogato iskustvo u pomaganju organizacijama u upravljanju tim procesima. Naše tehnologije pomažu u rasterećenju zaposlenika kako bi tijekovi poslovnog procesa mogli učinkovito napredovati dok oni troše vrijeme na važnije zadatke.

Naša usluga Suradnja u radnom prostoru u oblaku – automatizacija procesa pruža unaprijed konfigurirane i automatizirane tijekove poslovnog procesa za uobičajene poslovne primjene kao što su upravljanje ugovorima i obrada faktura. Organizacije koje kupuju naše uređaje mogu odmah aktivirati digitalne tijekove poslovnog procesa izravno s njih, čime se pomaže u učinkovitom napretku poslovanja na svim lokacijama.

Upravljanje IT-om u hibridnom radnom okruženju nije jednostavno; mnogo je aspekata koje treba uzeti u obzir, od osiguranja pristupa podacima i dokumentima za tim, do sprječavanja novih sigurnosnih ranjivosti.

Kako bi hibridni rad bio što je moguće učinkovitiji, važno je imati holistički pogled na IT. Iako vaša organizacija radi na nekoliko lokacija, one nisu neovisne jedna o drugoj; vaši timovi moraju imati mogućnost besprijekorne komunikacije i povezivanja. Usvajanje fragmentiranog pristupa IT-u koji ne radi distinkciju između alata i rješenja može dovesti do neusklađenih tijekova poslovnog procesa i uzrokovati integracijsku glavobolju, a time dodatna kašnjenja i kompliciranja.

Imajući to na umu, ne radi se samo o pružanju tehnologije, već i o pružanju tehnologije koja besprijekorno funkcionira zajedno i na različitim lokacijama. To je nešto što smo stavili u središte svojih usluga digitalne transformacije: ekosustav hardvera, softvera i usluga dizajniranih za podršku učinkovitom radu s bilo kojeg mjesta. Te isprobane i testirane tehnologije osmišljene su za zajednički rad, čime se smanjuju komplikacije i vrijeme neaktivnosti za radnike i IT tim.

Znamo i da je upravljanje skupinom uređaja u najboljem slučaju glavobolja, ali može biti osobito teško kad se uređaji ne nalaze u prostorima tvrtke. uniFLOW Online, naš softver utemeljen na računalnom oblaku, pruža jedinstvenu platformu za povezivanje svih radnih lokacija. Putem te platforme možete centralizirano upravljati skupinom uređaja, bez obzira na to gdje se nalaze uređaji, od sigurnosnih dopuštenja korisnika, do nadzora upotrebe ispisa, i to bez obzira na to gdje radite.

Produktivnost je usko povezana s prihodima organizacije te je stoga visoko na popisu prioriteta svakog voditelja. Mnoge će organizacije biti zabrinute zbog utjecaja koji će narušavanje njihovog tradicionalnog modela rada imati na razine produktivnosti zaposlenika.

No uz pravog partnera i odgovarajući ekosustav, hibridni rad ne dopušta vam samo održavanje „uobičajenog poslovanja“. Umjesto toga, pruža mogućnost da ponovo promislite i optimizirate postojeće tijekove poslovnog procesa kako biste ubrzali produktivnost.

U međuvremenu, ulaganje u prave tehnologije ne pomaže samo poboljšati hibridni rad ovdje i sada. Važno je da budućnost svoje organizacije vidite kao priliku za kontinuiranu optimizaciju. Taj temelj pomaže IT timovima da pripreme organizaciju za promjene, olakšavajući napredak i optimizaciju u budućnosti.