Zašto odluke o hardveru mogu unaprijediti ili uništiti vaša nastojanja u postizanju digitalne transformacije

Digitalna transformacija već je ključna strateška inicijativa, a od pojave koronavirusa dobila je još veću važnost. 59 %¹ osoba koje donose odluke u IT sektoru kaže da su pritisci uzrokovani pandemijom ubrzali njihova nastojanja u digitalnoj transformaciji. „Novo normalno“ bitno će utjecati na hardverske zahtjeve budućnosti. Kako biste se pobrinuli da vaša ulaganja ne budu uzaludna, trebali biste razmisliti kako se vaša uredska tehnologija uklapa u dugoročnu strategiju digitalne transformacije.

Iako se statistički podaci razlikuju, istraživanje² predviđa da će do kraja 2021. 25 – 30 % zaposlenih raditi kod kuće više dana u tjednu. Rad na daljinu nije novi fenomen koji je donijela pandemija, nego stabilan trend koji se počeo brže razvijati tijekom proteklog desetljeća. Budući da mnogi istaknuti brendovi najavljuju predanost fleksibilnijem, hibridnom pristupu radu, možemo očekivati da će broj ljudi koji odlaze u urede ubrzano opadati, ali istina je da će se uloga ureda jednostavno promijeniti. Umjesto zadanog mjesta za sve radne aktivnosti, bit će opcija za zadatke kao što su suradnja uživo i upotreba stručnih resursa.

Tvrtke i njihovi zaposlenici sada će imati slobodu zapitati se – što želim postići i koja je radna lokacija za to najbolja? Uloga tvrtke i IT menadžera bit će brinuti se da tehnologija nikad ne bude dio donošenja odluka, nego da u pozadini djeluje kao podrška svakom radnom okruženju. To će biti znatna promjena za IT menadžere. Ranije su tvrtke davale prioritet ulaganju u uredsku tehnologiju, ali za pravilno funkcioniranje hibridnog rada sva radna okruženja moraju imati isti tretman. Cilj bi trebao biti osigurati dosljedno iskustvo rada, bez obzira na lokaciju.

Uzevši u obzir sve navedeno, ulaganje u odgovarajuću tehnologiju od ključne je važnosti. Fokus bi trebao biti na osiguravanju učinkovitog funkcioniranja uobičajenih procesa tvrtke, primjerice računovodstva ili zapošljavanja, unatoč većem broju zaposlenika koji se odlučuju na rad na daljinu dio radnog vremena ili puno radno vrijeme. Digitalizacija će biti važan dio ove provjere rada na daljinu, s obzirom na to da timovi ne mogu lako zajedno raditi na fizičkim dokumentima. Pretvaranjem fizičkih dokumenata u digitalne podatke, zaposlenici ih čine dostupnima članovima tima koji rade od kuće i sebi osiguravaju mogućnost nastavka rada na dokumentima čak i kad se vrate kući, čime se omogućuje učinkovit samostalan i timski hibridni rad.

Gotovo polovina (49 %) poslovnih lidera smatra digitalizaciju procesa utemeljenih na papiru vrlo važnom za inicijative poslovne transformacije³. Međutim, unatoč naglasku na transformaciji, 65 % osoba koje donose odluke u IT sektoru vjeruje da će papir i dalje biti važan u radnom okruženju do 2025.⁴. Bez obzira na razvoj digitalne tehnologije, ranija predviđanja „ureda bez papira“ nisu se ostvarila. Zapravo, čak i u ekstremnim uvjetima kao što je pandemija, u kojima se digitalizacija povećava, tvrtke često još uvijek ne mogu papirnate tijekove poslovnog procesa zamijeniti 100 % digitalnima⁵. Realnost je da većina tvrtki i dalje treba fizičke dokumente u nekom trenutku uobičajenih tijekova poslovnog procesa tvrtke, bilo da oni započinju ili završavaju papirom.

Što to znači za ulaganje? To znači da u budućnosti možemo očekivati da će IT menadžeri morati uložiti u tehnologiju koja podržava učinkovite hibridne načine rada.

Kupnja odgovarajućeg hardvera bitna je za stvaranje tehnološkog ekosustava koji podržava hibridni rad. Iako može biti privlačno uložiti na temelju ranijih odluka o kupnji ili uštede, svijet današnjice bitno se razlikuje od onoga prije 12 mjeseci. Današnji hardver za ispisivanje i skeniranje mora funkcionirati kao čvorište hibridnih tijekova poslovnog procesa. Mogućnosti povezivanja i funkcionalnost digitalizacije trebaju biti temelj svih budućih odluka o kupnji.

Portfelj tvrtke Canon posebno je osmišljen imajući na umu učinkovit hibridni rad. Naši pametni višefunkcijski uređaji (MFD uređaji) dizajnirani su s najnovijom tehnologijom za snimanje i obradu dokumenata te imaju ugrađene napredne mogućnosti povezivanja s uobičajenim uslugama računalnog oblaka i aplikacije za tijek poslovnog procesa.

Naši višefunkcijski uređaji – kao što je naša nova serija imageRUNNER ADVANCE DX C5800 – ne samo da nude vrhunske mogućnosti ispisivanja, nego i pametnu tehnologiju skeniranja koja podržava digitalnu transformaciju. Zaposlenici lako mogu pretvoriti ispisane dokumente u digitalne informacije koje se mogu izravno prenijeti u aplikacije kao što je OneDrive ili Dropbox, ili dodati u tijekove poslovnog procesa tvrtke kao što je SAP Concur. Ta napredna mogućnost povezivanja osigurava dostupnost informacija kolegama bez obzira na njihovu lokaciju, čime se podržava učinkovitiji rad s bilo koje lokacije.

Ako ste IT menadžer, 2020. je vjerojatno imala ogroman utjecaj na vašu IT strategiju i prioritete za ulaganje. Iako je neposredni prioritet kratkoročno funkcioniranje, tvrtke bi trebale praktično razmatrati dugoročni hibridni rad. Kako će tijekovi poslovnog procesa učinkovito funkcionirati na više lokacija? Koji su elementi tih procesa spremni za digitalizaciju? Gdje je ispisivanje još uvijek od ključne važnosti? Kako bi podržali besprijekoran rad, čak i tijekom prelaska između ispisa i digitalnog, IT menadžeri bi trebali ulagati u višefunkcijske uređaje nove generacije koji ne samo da pružaju mogućnosti svakodnevnog ispisivanja nego i značajke za povezivanje, digitalizaciju i tijekove poslovnog procesa koje pružaju suvremeni višefunkcijski uređaji.

Otkrijte kako naši najnoviji višefunkcijski uređaji odgovaraju na vaše potrebe za digitalnom transformacijom