Način na koji radimo brzo se mijenja. Tvrtke koje su do nedavno bile u potpunosti uredske, sve više istražuju ostale mogućnosti za svoje zaposlenike.

Na temelju razgovora koje vodimo sa svojim klijentima definirali smo četiri uobičajene vrste radnog prostora koje upotrebljavaju tvrtke diljem Europe, često u kombinaciji kao „hibridnu“ konfiguraciju. To su „poslovno čvorište“ (središnji ured ili poslovnica), „društveno čvorište“ (kao što je dijeljeni radni prostor), „kućno čvorište“ (rad kod kuće) i „mobilno čvorište“ (rad u pokretu).

No prilagođavanje hibridnom radu nije uvijek jednostavno. Budući da timovi rade s različitih lokacija, od ključne je važnosti da tvrtke imaju robustan plan za održavanje sigurnih i učinkovitih poslovnih operacija.

U članku u nastavku dajemo pet savjeta koji će svakoj tvrtki koja želi usvojiti hibridni rad pomoći da to dobro učini od početka.

Platforme utemeljene na oblaku pružaju objedinjeno okruženje u kojem timovi mogu zajedno raditi, dijeliti informacije i surađivati, bez obzira na svoju lokaciju. Prebacivanjem radnih zadataka, platformi i infrastrukture u oblak, možete započeti s odvajanjem radne snage od bilo kojeg specifičnog radnog prostora – a ako uopće nemate infrastrukturu na određenoj lokaciji kojom trebate upravljati i koju trebate održavati, vaše poslovanje teoretski može biti potpuno virtualno.

Jednom kad vaša organizacija usvoji tehnologije oblaka, možete iskoristiti i aplikacije osmišljene za olakšavanje hibridnog rada za timove. Na primjer, znamo da zaposlenici za učinkovit rad moraju moći pristupati dokumentima koje svakodnevno upotrebljavaju i ostvarivati interakciju s njima. Zbog toga smo kreirali usluge kao što je Suradnja u radnom prostoru u oblaku – automatizacija procesa, koja organizacijama omogućuje pristup njihovim potpunim tijekovima poslovnog procesa za dokumente i upravljanje njima putem oblaka, omogućujući timovima da nastave raditi kao i inače, s bilo koje lokacije.

Bilo da ste već na putu za rad u oblaku ili još niste započeli, i dalje vam možemo pomoći optimizirati hibridne radne prostore. To je zato što vam tvrtka Canon pruža rješenja na način koji vam odgovara, bilo na lokaciji, putem oblaka ili kombinacijom to dvoje.

Jeste li razmišljali o tome kako će se vaši tijekovi poslovnog procesa prilagoditi hibridnom radnom modelu? Počnite tako da ih iscrtate; u kojem trenutku oni trenutačno ovise o koracima koji podrazumijevaju susret uživo ili lokaciju? Kako bi vaši tijekovi poslovnog procesa bili učinkoviti u hibridnom modelu, moraju teći bez obzira na to gdje se nalaze vaši zaposlenici, što znači da te korake valja migrirati u digitalni proces, uz podršku tehnologije za tijek poslovnog procesa.

Planiranje i implementacija tehnologije digitalnog tijeka poslovnog procesa mogu biti složeni i skupi, što otežava prilagođavanje hibridnom radu, naročito manjim tvrtkama s ograničenim budžetima. No u slučaju usluge Suradnja u radnom prostoru u oblaku – automatizacija procesa, upotrijebili smo svoju stručnost za prethodno konfiguriranje uobičajenih poslovnih tijekova rada za vas, od obrade faktura do upravljanja ugovorima, a svima im se može pristupiti izravno s hardvera tvrtke Canon. To znači da su koraci u digitalnom tijeku poslovnog procesa za dokumente, kao što su pravila za odobravanje, dijeljenje i zadržavanje, unaprijed konfigurirani, što vam štedi vrijeme i novac za postavljanje hibridnih radnih prostora.

Premještanje radne snage izvan tvrtke prirodno će stvoriti nove sigurnosne ranjivosti, naročito u slučajevima kad se informacije dijele u organizaciju i iz nje. Važno je utvrditi koja je vaša najvrjednija informacijska imovina i zatim razmotriti pitanja kao što su: kako će timovi komunicirati s njom kad rade na drugim lokacijama? Koja će sigurnosna zaštita biti postavljena kako bi se spriječila slučajna ili zlonamjerna povreda tih informacija? Organizaciji je važno postaviti čvrsta pravila za najbolje prakse kako bi se spriječilo da radnici uvedu ranjivosti. No treba vam i tehnologija koja pruža unutarnju sigurnost za zaštitu zaposlenika tijekom svakodnevnog rada. Zato je važno pratiti i pregledati snagu sigurnosti rješenja koja razmatrate za hibridni rad.

Sigurnost nam je bila prioritet kad smo razvili svoju uslugu Suradnja u radnom prostoru u oblaku – automatizacija procesa. Usluga sveobuhvatnog upravljanja informacijama ne samo da poboljšava iskustvo hibridnog rada zaposlenika, već je i u svakoj fazi životnog ciklusa dokumenta ugrađena i sigurnost. Na primjer, pravila pristupa dokumentima automatski se primjenjuju u trenutku kad se dokument skenira, a informacije spremljene u centralnom spremištu dokumenata zaštićene su sustavom Microsoft Azure.

Naša rješenja i usluge za upravljanje dokumentima rade i zajedno s našim hardverom kako bi vašoj tvrtki pružili robusnu zaštitu. Naši su uređaji dizajnirani tako da budu sigurni prema dizajnu te pružaju cijeli niz značajki i mogućnosti za sigurnost dokumenata, od ugrađenog softvera McAfee Embedded Control do provjere autentičnosti korisnika.

Ključ za organiziranje uspješnog modela hibridnog rada je holistički prikaz svih radnih lokacija. Nijedan radni prostor nije otok; timovi će i dalje morati besprijekorno raditi zajedno na daljinu. Stoga se ne radi samo o pronalasku tehnologije koja odgovara svakoj lokaciji, već i o tehnologiji koja radi zajedno. Razmislite jeste li isprobali i testirali tehnologije koje planirate upotrijebiti. Jesu li dizajnirane za jednostavnu integraciju? Ili će im trebati stalna IT intervencija kako bi radile zajedno? Integracija rješenja jedan je od najsloženijih problema s kojima se IT timovi mogu suočiti pa ju je stoga bitno razmotriti.

U tvrtki Canon sav hardver i rješenja dizajniramo tako da rade zajedno, olakšavajući IT-u upravljanje hibridnim radnim prostorima. Naša rješenja za upravljanje dokumentima i informacijama rade zajedno s našim uređajima kako bi se olakšala integracija te kako bi vam se omogućio razvoj ili prilagodba mogućnosti kako se mijenjaju vaše potrebe.

Veliki je pritisak da se nastavite prilagođavati načinima rada koji evoluiraju, ali brzina ne bi smjela ići na štetu dobrog planiranja. Može biti zahtjevno pokušati ponovo isplanirati način na koji vaša tvrtka funkcionira kako bi bila sigurna, pogodna za surađivački rad i učinkovita kad su timovi distribuirani. Umjesto da pokušavate sve napraviti sami, Canon može pružiti iskusno partnerstvo koje će vam pružiti podršku tijekom cijelog putovanja, kako prilikom prelaska na hibridni rad, tako i za kontinuiranu optimizaciju, gradeći model dizajniran za održiv hibridni rad s najboljim praksama.