DWF: raditi stvari drukčije

Izazov

DWF LLP jedna je od priča o uspjehu u pravnoj industriji Ujedinjenog Kraljevstva, jer se radi o odvjetničkom uredu koji je s četiri člana prerastao u tvrtku koja zapošljava više od 2300 ljudi u 13 međunarodnih ureda. Tvrtka ima za cilj nastaviti taj uspjeh i postati jedna od 15 najboljih odvjetničkih tvrtki – cilj koji obuhvaća mnogo više od pukih financijskih rezultata.

Kako to vidi Andrew Leaitherland, jedan od partnera i izvršni direktor, "Naša velika prilika je raditi stvari drukčije". Ta filozofija predstavlja tri strateška cilja tvrtke: pružanje bolje usluge klijentima, profitabilnije poslovanje i pružanje okruženja koje privlači najbolje zaposlenike i omogućuje im da ostvare svoj puni potencijal. U djelatnosti kojom dominiraju procesi koji zahtijevaju veliku količinu papira, digitalno upravljanje ispisivanjem i informacijama ključno je za ostvarenje tih ciljeva.

"Djelatnost je preplavljena tradicionalnim metodama rada", objašnjava Janice Moores, voditeljica za isporuku usluge i nabavu u tvrtki DWF. "Prevladavanje procesa u pravnoj industriji koji troše mnogo vremena i resursa daje nam znatnu konkurentnost". Stoga je tvrtka DWF odlučila digitalizirati svoje glavne poslovne procese i kreirati prilagodljivije radno okruženje. Jednostavno govoreći, trebala je naći način upravljanja troškovima i složenošću proizvodnje do 57 milijuna ispisanih stranica svake godine. Tvrtka je morala i poštovati stroge regulatorne zahtjeve industrije radi zaštite osjetljivih podataka klijenata.

Rješenje tvrtke Canon

Kroz blisku suradnju s tvrtkom DWF, a nakon analize ispisne infrastrukture na razini tvrtke, tvrtka Canon osmislila je novu strategiju za obradu dokumenata. Uveli su mobilni pristup dokumentima, mobilno ispisivanje i digitalni prostor za poštu koji automatski digitalizira i isporučuje sve poslane dokumente izravno u ulazni sandučić primatelja u obliku e-pošte. Dizajniran da pomogne osoblju da radi prilagodljivo – bilo da putuju ili rade sa zajedničkog stola u drugom uredu – rješenje za dokumente obuhvaća i sigurnu identifikaciju i sustav za otpuštanje zadataka kako bi se poboljšala sigurnost dokumenata.

Prednosti

Najveći utjecaj digitalne transformacije tvrtke možda su osjetili zaposlenici tvrtke DWF, koji sada imaju alate za učinkovit rad, bez obzira na to gdje rade. Time se tvrtka razlikuje od svojih konkurenata po pitanju usluge za klijente koju može pružiti, kao što Moores objašnjava: "Osnažujući korisnike da pristupe bitnim informacijama i poslovnim procesima s bilo kojeg mjesta, potičemo učinkovitost i želju da činimo više za svoje klijente".

Bliže kući, uredski prostor tvrtke DWF sada je okruženje bolje suradnje jer nova infrastruktura za ispisivanje omogućuje klijentima da rade daljinski i ispisuju iz ureda tvrtke DWF. Moores komentira: "Činjenica da naši klijenti mogu doći u bilo koji od naših ureda i raditi kao da su u svom uredu nešto je što gotovo nijedan drugi odvjetnički ured ne može ponuditi".

Prednosti Canonovog digitalnog prostora za poštu gotovo su jednako impresivne. DWF očekuje da će ovo rješenje, osim što omogućuje besprijekoran protok informacija u cijeloj tvrtki, dovesti do povrata ulaganja u roku od dvije godine i tekuće uštede troškova u iznosu do 1 milijun GBP godišnje.

Digitalnom pohranom, izradom rezervnih kopija i zaštitom dokumenata potpuno se promijenio i način na koji ljudi pretražuju i arhiviraju informacije. Zaposlenici sada mogu raditi brže i učinkovitije, a manja potreba za papirnim dokumentima dovela je do ogromne uštede uredskog prostora – uz troškove fizičke pohrane smanjene za više od 50 %.

No inovacija ne ide na štetu sigurnosti jer je cijelo rješenje certificirano prema najstrožem međunarodnom standardu za upravljanje sigurnošću informacija, ISO 27001. Podržavanjem praćenja ekoloških ciljeva i izvješćivanja o njima, pomaže čak i u smanjenju emisije ugljičnog dioksida tvrtke DWF, osiguravajući akreditaciju tvrtke za standard ISO 14001.

Taj pristup očigledno funkcionira: 2014. godine, The Financial Times izdvojio je tvrtku kao jednu od najinovativnijih u cijeloj Europi. Moores zaključuje: