8 načina sigurnog ispisivanja uz pisače tvrtke Canon

Sigurna rješenja za ispisivanje osnovni su zahtjevi modernog radnog okruženja. Želja za hibridnim radom i smislenijim mobilnim rješenjima i dalje postavlja zahtjeve za sigurnost mreža i s njima povezanim uređajima, uključujući pisače.

Bilo da se upotrebljava za ispisivanje računa, kopiranje ugovora ili skeniranje osjetljivih dokumenata, pisač „sve u jedan“ i dalje je u središtu ureda. Dostupnost većem broju korisnika na većem broju lokacija povećava praktičnost u poslovanju, ali istovremeno povećava i rizike povezane s računalnom sigurnošću.

Kako onda možete dobiti ispisane primjerke kad su vam potrebni, ali i zaštititi povjerljive informacije i održati opću sigurnost podataka?

Kao što je to pojasnio stručnjak za marketing proizvoda tvrtke Canon Europe Zubair Rahim, najnoviji pisači MAXIFY i PIXMA tvrtke Canon imaju niz funkcija za sigurno ispisivanje. „Ako upotrebljavate jedan od pisača iz asortimana MAXIFY GX kao što su modeli GX4040 i GX3040 za kućne urede ili modeli GX5040, GX6040 i GX7040 za male urede, nećete uživati samo u visokom učinku već i u visokom stupnju sigurnosti ispisivanja“, pojasnio je Zubair.

Sukladnost s Općom uredbom o zaštiti podataka (OUZP-om) i drugim propisima o zaštiti podataka diljem svijeta znači da tvrtke moraju zajamčiti sigurnost i privatnost osobnih podataka. Pisači ovdje predstavljaju potencijalnu ranjivost uz mogućnost neovlaštenog pristupa povjerljivim podacima. Iako to ovisi više o procesima nego o hardveru koji se upotrebljava u tvrtkama, postoji nekoliko funkcija ugrađenih u najnovije pisače tvrtke Canon koje povećavaju sigurnost ispisivanja i smanjuju rizik od kršenja preduvjeta za zaštitu podataka.

Ovdje ćemo istaknuti ključne korake koje možete poduzeti kako biste zajamčili sigurno ispisivanje i zaštitili osjetljive dokumente.

• Sigurno ispisivanje iz oblaka i skeniranje na njega uz Cloud Link
• Postavljanje lozinke administratora
• Iskorištavanje udaljenog korisničkog sučelja
• Praćenje zapisnika o zadacima
• Poboljšavanje sigurnosti uz automatska ažuriranja programskih datoteka
• Aktiviranje podsjetnika na uklanjanje izvornika
• Dodavanje vodenog pečata uz ispisivanje pečata/pozadine
• Sigurno ispisivanje uz šifriranje protokolom TLS 1.3

Postoje brojni rizici povezani s čuvanjem osjetljivih podataka na računalu ili prijenosnom računalu. Uređaj se može ukrasti ili hakirati, a hardver za pohranu podataka mogao bi se pokvariti ili oštetiti. Čuvanje podataka i dokumenata u oblaku pruža vam dodatni sloj zaštite te omogućuje sigurno ispisivanje s popularnih usluga u oblaku ili skeniranje na njih uz Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link.

„Usluzi Cloud Link možete pristupiti putem zaslona pisača (ako on na pisaču postoji) ili putem aplikacije Canon PRINT na pametnom telefonu“, objašnjava Zubair. „Organizacije mogu zadržati centraliziranost dokumenata u sklopu zajedničkog računa na uslugama Google Drive™, Dropbox™, Evernote® i Microsoft OneDrive®, stoga nema potrebe za lokalnom pohranom većeg broja kopija.“

Google Classroom™ sada je ugrađen u Cloud Link, što nastavnicima i učenicima pruža mogućnost ispisivanja zajedničkih dokumenata i skeniranje u mapu usluge Google Drive izravno s pisača.

Jednostavna je i praktična opcija postavljanje lozinke administratora radi ograničavanja neovlaštenog pristupa pisaču na umreženim pisačima MAXIFY i PIXMA tvrtke Canon. Administrator može konfigurirati do 20 ovlaštenih korisnika na pisaču, a svakome od njih može biti dodijeljena posebna lozinka. Bez lozinke zaslon ostaje zaključan. Na taj se način osigurava da se pisač ne može upotrebljavati ili da netko mijenja njegove postavke dok je prišao pisaču. „To je naročito korisna sigurnosna značajka za pisače koji se nalaze u javnom prostoru“, kaže Zubair. „To znači da možete postaviti sve postavke za Wi-Fi i LAN te sve zaključati s pomoću lozinke administratora.

„Možete kontrolirati i što ovlašteni korisnici mogu učiniti. Kopiranje možete, primjerice, ograničiti samo na crno-bijelo ili pak ograničiti funkcije skeniranja kao što je skeniranje na USB flash pogon (ako je primjenjivo) ili pristup oblaku putem zaslona pisača.“

Osim omogućivanja funkcija sigurnog ispisivanja na samom pisaču, uređajem i korisnicima može se i daljinski upravljati s pomoću udaljenog korisničkog sučelja tvrtke Canon.

Udaljenom korisničkom sučelju može se pristupiti izravno putem web-preglednika ili aplikacije Canon PRINT. Ono vam omogućuje konfiguriranje postavki pisača, pokretanje zadataka održavanja i, što je najvažnije, promjenu lozinki, ograničavanje pristupa i konfiguriranje protokola provjere autentičnosti za pisač.

„Svim se tim protokolima može upravljati putem udaljenog korisničkog sučelja“, dodaje Zubair. „Promijeniti se mogu i postavke za AirPrint i Bonjour te načini na koje ljudi mogu pristupiti pisaču. To može biti korisno ako se nalazite na fiksnoj lokaciji, bilo da se radi o uredu ili domu, a želite da samo korisnici na toj lokaciji upotrebljavaju taj pisač. Tako možete ograničiti pristup IP adresama i dopustiti samo poznatim IP adresama i adresama koje smatrate pouzdanima da se povezuju s uređajem.“

Ako ste administrator ili glavni korisnik pisača i sumnjate da je netko pogrešno upotrebljavao uređaj ili mu pristupio kad mu to nije dopušteno, možete točno odrediti taj zadatak uz pomoć zapisnika pisača.

„Radi se o jednostavnoj povijesti zadataka ispisivanja koja vam omogućuje praćenje bilo kakvog neobičnog ponašanja prilikom ispisivanja“, objašnjava Zubair. „Stoga, ako postoji neuobičajena količina zadataka ispisa ili se oni ispisuju u vrijeme kad znate da nitko nije trebao upotrebljavati pisač, u tim slučajevima (pod pretpostavkom da ste podesili lozinku administratora) možete pristupiti zaslonu za prijavu zadataka na pisaču koji ima tu opciju.“

Ažuriranje programskih datoteka na pametnom telefonu, tabletu ili računalu rutinski je dio modernog života, a razna su ažuriranja ponekad dostupna i za pisače.

Prije ste morali slijediti upute na zaslonu kako biste instalirali najnovije programske datoteke ili provjeriti verziju programskih datoteka pisača na samom uređaju. Mogli ste ga i ručno ažurirati putem udaljenog korisničkog sučelja ili na web-mjestu za podršku tvrtke Canon provjeriti je li izdana nova verzija.

„Sada neki od najnovijih pisača, primjerice modeli Canon MAXIFY GX3040 i Canon MAXIFY GX4040, imaju automatska ažuriranja programskih datoteka“, ističe Zubair. „Ti modeli osiguravaju instalaciju najnovijih ažuriranja.“

Zaštita povjerljivih informacija važan je prioritet prilikom upotrebe funkcije skeniranja ili kopiranja na „sve u jednom“ pisaču. Lako se može dogoditi da netko, primjerice, slučajno na staklu ostavi dokument koji bi kasnije mogla pronaći neovlaštena osoba.

Kako bi ponudili odgovor na taj problem, mnogi novi višenamjenski pisači tvrtke Canon sada pružaju mogućnost postavljanja podsjetnika koji vas podsjeća da uklonite izvorni dokument.

„Nakon što omogućite ovu funkciju“, objašnjava Zubair, „pisač će prikazati poruku na zaslonu kao i zvučni podsjetnik otprilike jednu minutu nakon što ste skenirali ili kopirali dokument koji ste ostavili na kopirnom staklu.“

Ako ispisujete povjerljive dokumente, funkcija ispisivanja pečata/pozadine na modelima u asortimanu pisača PIXMA i MAXIFY tvrtke Canon pruža dodatnu sigurnost.

„Izgleda kao da ste nanijeli vodeni žig na dokument“, izjavio je Zubair. „Funkcija pečata omogućuje ispisivanje vrlo svijetlog teksta pečata ili bitmape iza podataka na dokumentu. Možete odabrati datum, vrijeme ili korisničko ime i tako istaknuti osjetljivu prirodu dokumenta te pratiti sve kopije koje nedostaju.“

Najnovija je verzija protokola šifriranja Transport Layer Security (TLS) brža i pruža bolju zaštitu kad je riječ o povezivanju pisača i usmjerivača. Canon je uveo podršku za TLS 1.3 za modele Canon MAXIFY GX4040 i GX3040.

„Prethodna verzija (TLS 1.2) još je uvijek sigurna i predstavlja najčešće upotrebljavani protokol šifriranja na mrežama“, potvrdio je Zubair, „ali na naše uređaje uvodimo TLS 1.3 kako bismo osigurali da su u skladu s boljim načinom šifriranja kojim su opremljeni moderni uređaji.“

„Za razliku od mnogih praktičnih funkcija za sigurno ispisivanje koje smo predstavili u našim modelima MAXIFY i PIXMA, neki korisnici možda neće ni primijetiti značajke kao što su šifriranje protokolom TLS 1.3 za zaštitu podataka i podrška za WPA3 koja nudi poboljšanja povezivanja i mrežnu zaštitu od sigurnosnih rizika kao što su prisluškivanje i krivotvorenje podataka. Te dodatke uvodimo u pozadini kako bismo osigurali sigurnije ispisivanje.“

U ovim vremenima neprestane povezanosti važno je osigurati zaštitu osjetljivih podataka. Sigurnosne značajke i funkcije pisača tvrtke Canon mogu pomoći da ispisivanje bude što sigurnije, a informacije u ispisanim dokumentima zaštićene.



Napisao Marcus Hawkins